Dzięki postępowi technologicznemu, wdrożeniu metod walidacji online i certyfikatowi cyfrowemu, w Hiszpanii możemy przeprowadzić wiele procedur bez konieczności wychodzenia z domu. Procedura, którą wyjaśnimy w tym artykule, to zgłoszenie adresu zameldowania za pośrednictwem elektronicznego biura odpowiedniego ratusza.

Zgodnie z dekretem królewskim 203/2021 z dnia 30 marca, administracja publiczna musi posiadać elektroniczny portal dostępu do zarządzania procedurami online. Portal ten nazywa się “Sede Electrónica” (Urząd elektroniczny) i za jego pośrednictwem można przeprowadzić wiele procedur.

Rejestracja w gminie, w której zamierzasz mieszkać, za pośrednictwem elektronicznego urzędu jest bardzo prosta, o ile posiadasz certyfikat cyfrowy (jeśli chcesz wiedzieć, jak uzyskać certyfikat cyfrowy, przeczytaj artykuł w numerze #1 Polska Costa). Aby zarejestrować się bezproblemowo, konieczne jest przesłanie odpowiednich dokumentów za pośrednictwem e-urzędu, które mogą się różnić w zależności od Twojej sytuacji.

Jeśli jesteś właścicielem nieruchomości, będziesz potrzebować aktu własności domu, aktu notarialnego lub potwierdzenia zapłaty podatku I.B.I. (Roczny Podatek od Nieruchomości).

Jeśli chcesz zarejestrować się w wynajmowanym domu, będziesz potrzebować umowy najmu. Jeżeli w Twoim przypadku nie zachodzi żadna z powyższych sytuacji i po prostu chcesz zarejestrować się w domu krewnego lub znajomego, będziesz musiał wypełnić dokument, który można łatwo znaleźć w Internecie, ten dokument to “Autorización del Propietario” (Upoważnienie właściciela) lub “Autorización del Progenitor” (Upoważnienie rodzica), dokumenty te można uzyskać, wyszukując je w Internecie lub na stronie urzędu.

Będziesz potrzebował dokumentu tożsamości i numeru NIE lub DNI jeśli go posiadasz, ale nie jest to obowiązkowe. Gdy już będziesz mieć wszystko, czego potrzebujesz, możesz przystąpić do wysłania całej dokumentacji w celu zarejestrowania się w spisie gminnym.

Pierwszym krokiem jest wejście na stronę internetową ”Ayuntamiento” (urzędu gminy). W menu, na górze lub z boku, powinna znajdować się sekcja lub przycisk o nazwie “Sede Electrónica”, po kliknięciu którego zostaniesz przeniesiony na inną stronę, na której zostanie wyświetlony katalog procedur.

W tym katalogu będziemy szukać “Alta en el Padrón Municipal de Habitantes” (Rejestracja w gminnym rejestrze mieszkańców) lub “Alta en el Padrón Municipal” (Rejestracja w rejestrze gminnym), ogólnie na liście mamy dwie opcje: “Información” (Informacja), aby uzyskać informacje na temat procedury, jakie dokumenty są potrzebne, czas oczekiwania itp. oraz “Tramitación Electrónica” (Przetwarzanie elektroniczne), gdzie przejdziemy do wniosku o rejestrację w rejestrze.

Klikamy na “Tramitación electrónica”, otworzy się strona do zalogowania się za pomocą certyfikatu cyfrowego, jeśli jeszcze tego nie zrobiliśmy, wybieramy “Certificado Digital” (Certyfikat cyfrowy) i kontynuujemy. Otworzy się formularz z pytaniem, czy przeprowadzamy procedurę we własnym imieniu, czy w imieniu innej osoby. Wybieramy “en nombre propio” (we własnym imieniu), ponieważ gdybyśmy chcieli reprezentować kogoś innego, potrzebowalibyśmy jego upoważnienia, a to oznacza więcej dokumentów.

Na następnym ekranie zostaną wyświetlone nasze dane, chociaż generalnie nie możemy ich zmienić, po prostu kontynuujemy, ewentualnie zostaną wyświetlone dwa pola, w których zostaniemy poproszeni o podanie pewnych informacji, w przypadku tego rodzaju procedury wypełnienie tych pól nie jest obowiązkowe, ale w przypadku, gdy zostaniemy o to poproszeni, po prostu wskażemy powód procedury, którą w tym przypadku jest rejestracja w rejestrze gminnym.

Wreszcie, na dole strony, będziemy mieli możliwość dołączenia dokumentacji, w tym miejscu dołączymy dokumenty takie jak akty własności, czyli nota simple, umowa najmu lub upoważnienie właściciela, nasz dokument tożsamości i NIE lub DNI.

Po załączeniu niezbędnych dokumentów klikamy “Continuar” (Kontynuować), a kolejnym ekranem będzie ekran podsumowania, na którym zostanie wyświetlone podsumowanie naszego wniosku, ewentualnie zostaniemy poproszeni o kanał komunikacji do wysyłania nam powiadomień, w tym przypadku będzie to e-mail.

Na koniec klikamy “Registrar” (Rejestracja) i zostajemy przeniesieni do kolejnego ekranu, gdzie możemy pobrać potwierdzenie rejestracji. W ten sposób wypełniliśmy wniosek o rejestrację w rejestrze miejskim bez konieczności udawania się do ratusza, umawiania się na spotkanie czy czekania w długich kolejkach.

Teraz pozostaje nam tylko czekać, aż urzędnik rozpatrzy nasz wniosek i udzieli nam odpowiedzi, którą otrzymamy na adres e-mail wskazany we wniosku.

Jeśli odpowiedź jest negatywna, zostaniemy poinformowani, co jeszcze musimy zrobić, aby się zarejestrować, można to zrobić za pośrednictwem poczty elektronicznej z urzędnikiem, który nam odpowie. Niektóre urzędy miasta proszą o ponowne przejście przez proces, ale jeśli wysłałeś prawidłowe dokumenty, nie ma powodu do negatywnej odpowiedzi.

Jeśli odpowiedź jest pozytywna, otrzymasz zaświadczenie ze spisu powszechnego wskazujące, że zostałeś prawidłowo zarejestrowany w gminnym rejestrze mieszkańców. Warto wspomnieć, że jeśli jesteś już zarejestrowany w spisie powszechnym i potrzebujesz nowego zaświadczenia, procedurę tę można również przeprowadzić za pośrednictwem elektronicznego biura rady gminy.