Verifactu: aktualizacja i rzeczywisty harmonogram wdrożenia

Verifactu to już nie tylko zapowiedź na lipiec 2025 roku - terminy i obowiązki zostały dostosowane, a część regulacji jest już w praktyce wdrażana. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zmiany i aktualny stan prawny.

Obowiązujące przepisy i najnowsze modyfikacje

• Real Decreto 1007/2023 (5 grudnia 2023 r.): reguluje wymagania dla systemów i programów informatycznych wspierających proces fakturowania przedsiębiorców i profesjonalistów, a także standardy rejestrów fakturowych.
• Real Decreto 254/2025 (1 kwietnia 2025 r.): wprowadza zmiany do RD 1007/2023, głównie w zakresie terminów dostosowania.
• Orden HAC/1177/2024 (28 października 2024 r.): określa szczegółowe wymagania techniczne, funkcjonalne i dotyczące zawartości dla systemów fakturowania elektronicznego (SIF).

Rzeczywiste terminy obowiązkowego wdrożenia

Pierwotnie wskazywano lipiec 2025 roku, jednak ostatecznie obowiązki przesunięto:

Półroczne odroczenie dla autónomo: według AEAT i Real Decreto 254/2025 samozatrudnieni mają obowiązek dostosowania się dopiero od 1 lipca 2026 r. - oznacza to półroczne wydłużenie czasu w stosunku do spółek.

Co już działa

Od 23 kwietnia 2025 r. w elektronicznej siedzibie AEAT dostępne są pierwsze usługi związane z Verifactu, m.in.:

• wysyłanie rejestrów fakturowych (art. 15),
• w przypadku systemów Verifactu: przesyłanie i pobieranie własnych rejestrów faktur weryfikowalnych,
• dla odbiorców: weryfikacja faktur przez kod QR oraz możliwość pobrania rejestrów przesłanych przez dostawców.

Co się zmieniło w stosunku do pierwotnych założeń

1. Przesunięcie terminów - obowiązek nie zacznie się w lipcu 2025 r., lecz w 2026 r. (1 stycznia dla spółek, 1 lipca dla samozatrudnionych).
2. Wyjątki - niektórzy podatnicy już działający w systemie SII będą mieli częściowe zwolnienia, ale nie oznacza to pełnej rezygnacji z obowiązków.
3. Dobrowolność w okresie przejściowym - korzystanie z Verifactu już jest możliwe, ale dopiero w 2026 r. stanie się obowiązkowe dla większości.

Potwierdzone obowiązki techniczne

• Programy do fakturowania muszą zapewniać integralność, trwałość, identyfikowalność, dostępność, czytelność i niezmienność danych.
• Każda faktura musi zawierać kod QR, umożliwiający weryfikację w AEAT.
• Rejestry fakturowe muszą być generowane automatycznie w momencie wystawienia dokumentu.
• Niedopuszczalne są systemy pozwalające na modyfikację lub usuwanie danych bez śladu.

Sankcje i ryzyka

• Wykorzystywanie oprogramowania niecertyfikowanego po wejściu w życie obowiązku może skutkować karami nawet do 50 000 euro rocznie.
• Kary przewidziano również dla dostawców oprogramowania, którzy po lipcu 2025 r. będą oferować wersje niezgodne z Verifactu.
• Najpoważniejsze przypadki (np. systemy umożliwiające ukrywanie sprzedaży) mogą być traktowane jako przestępstwa.

Darmowe oprogramowanie od AEAT

Hiszpańska Agencja Podatkowa zapowiedziała udostępnienie bezpłatnej aplikacji do fakturowania. Ma to być narzędzie podstawowe, działające w ramach siedziby elektronicznej AEAT, przeznaczone dla przedsiębiorców, którzy nie korzystają z komercyjnych programów zgodnych z Verifactu.

• Aplikacja będzie pozwalała wystawiać faktury zgodne z wymogami, generować kody QR i przesyłać dane bezpośrednio do AEAT.
• Ma jednak charakter podstawowy - nie zastąpi rozbudowanych systemów zarządzania firmą.
• Informacje o niej oraz szczegółowe FAQ znajdują się na stronie AEAT: AEAT - Sistemas Informáticos de Facturación Verifactu

Wnioski

To, co pierwotnie planowano na lipiec 2025 r., zostało przesunięte: pełna obowiązkowość Verifactu zacznie się w 2026 r. - z rozróżnieniem terminów dla spółek i dla samozatrudnionych.

Już teraz przedsiębiorcy powinni:

• sprawdzić, czy ich oprogramowanie do fakturowania jest zgodne z nowymi wymogami,
• zaplanować budżet i szkolenia dla pracowników,
• przygotować procesy do automatycznego przesyłania danych,
• skonsultować się z doradcą podatkowym, zwłaszcza przy działalności w różnych regionach (np. równoległe stosowanie TicketBAI),
• rozważyć wykorzystanie darmowego oprogramowania AEAT, jeśli nie chcą inwestować w systemy komercyjne.